Alors, on en vient à se dire que si on ne veut pas s’épuiser et si on veut enfin accomplir les tâches prévues en temps et en heure, il va falloir penser à recruter.

Il faut donc définir le volume de travail que cela représente pour le confier à une secrétaire.

Ainsi, même si la somme de temps passé à réaliser toutes ces petites choses ne représente pas un volume horaire conséquent, il l’est suffisamment pour vous empêcher d’avancer.

La loi c’est la loi, et voilà ce qu’elle dit :

« Le salarié à temps partiel doit respecter une durée minimale de travail. Cette durée est fixée par convention ou accord de branche étendu. À défaut de convention ou d'accord, la durée minimale de travail est fixée à :

•  24 heures par semaine (ou la durée mensuelle équivalente, soit 104 heures),

• ou la durée équivalente en cas de répartition de la durée du travail sur une période supérieure à la semaine et au plus égale à l'année.

Si la convention ou l'accord fixe une durée minimale inférieure à 24 heures par semaine, ce texte doit alors déterminer :

• les garanties prévoyant la mise en œuvre d'horaires réguliers,

• les garanties permettant au salarié de cumuler plusieurs activités, afin d'atteindre une durée globale d'activité correspondant à un temps plein ou au moins égale à 24 heures par semaine,

• les conditions selon lesquelles les horaires de travail des salariés sont regroupés sur des journées ou des demi-journées régulières ou complètes. »

Tout d’abord, elle acceptera volontiers de travailler seulement quelques heures par semaine ou par mois, car elle a plusieurs clients et n’a pas vocation à travailler plus de 10 heures par semaine pour un seul et même client.

Ce n’est d’ailleurs pas dans son intérêt.

D’autre part, la répartition du travail se fera de manière plus harmonieuse qu’avec un(e) salarié(e) car le travail sera effectué au moment où vous en avez besoin, et pas nécessairement dans un créneau convenu par avance, comme dans un contrat de travail.

Encore une fois, la secrétaire indépendante ne vous fera pas un procès car vous avez cessé de travailler avec elle durant un mois.

Il n’y a pas de contrat de travail avec un cadre défini.

Il y a juste un rapport très simple « heures effectuées, heures facturées ».

Donc, si vous avez des moments creux dans l’année du fait de votre activité par exemple, si votre agenda est vide, la facturation de la secrétaire indépendante sera toujours proportionnelle à la somme de travail que vous lui confierez.

A l’inverse, il n’y aura pas de surfacturation lors de pics d’activité, car la secrétaire indépendante propose souvent une facturation dégressive si le volume augmente.

Tout en sachant, comme je l’ai indiqué plus haut, que la secrétaire indépendante ne dépassera pas un certain volume horaire par mois, pour continuer à pouvoir répondre à d’autres demandes.

• Vos factures impayées seront relancées en temps et en heure. De fait, la plupart des règlements arriveront là où vous auriez pu attendre encore des semaines, voire plus, si vous n’aviez rien fait.

• Les mails seront traités en fonction de vos consignes sans attendre. Et, la secrétaire saura juger de la priorité de tel ou tel message pour vous informer en temps et en heure.

• Les devis qui étaient encore à l’état de brouillon seront tapés à partir de vos notes manuscrites et expédiés à leur destinataire le jour même.

• Le client qui n’avait pas donné de nouvelles suite à l’envoi d’un devis sera rappelé par votre secrétaire indépendante qui est tout à fait rompue à ce genre d’exercice.

Bien sûr, les tâches énumérées ci-dessus ne représentent pas l’intégralité des compétences d’une secrétaire indépendante.

Elle pourra vous aider autant sur votre administratif, que sur votre communication, en passant par votre gestion commerciale…

Et, j’en oublie certainement, car certaines secrétaires indépendantes ont des particularités dans leurs parcours qui les rendent à même de répondre à tout type de clientèle.

J’ai envie de vous répondre : certainement moins cher que si vous aviez recruté une secrétaire à temps partiel à laquelle vous auriez dû :

• verser son salaire même quand il n’y a pas de travail

• verser des heures supplémentaires lors de pics d’activité

• verser des congés payés

• payer pour une complémentaire santé

• etc…

Voir cet article à ce sujet : « travailler avec une secrétaire indépendante : pas si cher ! »

Par exemple, avec un budget d’environ 450 € par mois, vous pourriez prétendre à avoir l’aide de votre secrétaire indépendante, une heure chaque jour.

Ce qui sera suffisant pour vous décharger de toutes ces choses qui vous empêchent d’avancer au quotidien sans pour autant grever votre budget comme pourrait le faire un contrat de travail et ce qui en découle.