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Nécessité d'avoir une bonne pré-comptabilité


Nécessité d 'avoir une bonne pré-compta

 

Pour toute entreprise, qu’il s’agisse d’une société ou d’une micro-entreprise, il est nécessaire d’avoir une bonne pré-comptabilité.

 

Ainsi, le statut d’auto-entrepreneur, même s’il permet d’avoir une gestion
« allégée », ne dispense pas d’entretenir les éléments et tableaux de bord de base afin d’avoir un visuel permanent sur la gestion de son entreprise.

 

Je ne parlerai pas ici de logiciel CRM ou de bases de données prospects qui sont des tableaux de bord axés sur la relation client et la gestion commerciale.

 Je vais bien vous parler de pré-comptabilité.

 

Comme cette notion de pré-compta peut sembler un peu vague pour certain(e)s, essayons en premier lieu de donner une définition de ce que l’on entend par « pré-comptabilité ».

 

 

Qu’est-ce que la pré-comptabilité ?

Si on voulait schématiser au maximum, on pourrait résumer que la pré-comptabilité c’est tout ce que ne fait pas l’expert-comptable. Ou, tout du moins, tout ce qu’il n’est pas censé faire.

 

Il s’agit de tout le travail que l’on doit faire en amont avant sa propre intervention.

 

Il y a de nombreux éléments et documents sur lesquels on doit passer du temps avant de les transmettre à l’expert-comptable.

 

Dans les faits, de quoi s’agit-il ?

Classement et archivage de tous les éléments dits « comptables » : factures (de vente et d’achats), notes de frais, relevés bancaires, bulletins de salaires

En gros, tout ce qui atteste des entrées et des sorties d’argent de l’entreprise.

 

Mise à jour régulière des différents tableaux de bord :

  • Livre de recettes : c’est un registre qui récapitule de manière chronologique tous les encaissements réalisés par l’entreprise avec des mentions obligatoires telles que la date, le mode de paiement, les références de la facture…
  • Journal de banque (il s’agit de l’équivalent d’un relevé bancaire mais par vous-même) : il permet de suivre mois par mois les paiements réalisés par vos clients avec les encaissements bancaires correspondants (plusieurs chèques pour une seule remise) ainsi que les charges du mois sur différents postes (achat de marchandises, frais de transport, fournitures…)
  • Compte de résultat : je ne parle pas là d’imputation comptable – nous verrons un peu plus loin pourquoi. Il s’agit d’un tableau qui recense sur l’année le produit d’exploitation (incluant donc la vente de nos produits ou services, crédit, apport, subventions…), la charge d’exploitation (incluant les achats de marchandises, les charges externes et internes). Il permet de calculer l’excédent brut d’exploitation d’une année sur l’autre.

Vérification des factures :

  • Vérifier le règlement de vos factures de vente à échéance
  • Réaliser les relances auprès des clients qui n’ont pas encore effectué le règlement
  • Suivre les dossiers contentieux

 

Transmission des éléments demandés par le comptable ou expert-comptable.

 

L’utilité de la secrétaire indépendante

Le classement et l’archivage de tous ces documents, la tenue de tous ces différents tableaux de bord, la vérification des factures et les relances, les échanges avec l’expert-comptable, sont toutes des tâches récurrentes et indispensables à réaliser.

 

Mais, elles sont aussi terriblement chronophages.

 

Avez-vous déjà comptabilisé le temps que vous passiez à faire de la pré-comptabilité, sans parler du temps passé à votre administratif ou à la gestion commerciale ?

 

Sans doute beaucoup trop, au vu de tout ce que vous pourriez réaliser en rapport direct avec votre cœur de métier.

 

Or, une secrétaire indépendante est tout à fait à même de devenir votre aide comptable, tout en restant dans la légalité en assumant la tenue des tâches que je viens d’énumérer ci-dessus.

Mais pas de certaines prestations qui relèvent exclusivement de la fonction d’expert-comptable qui est très encadrée par la loi.

 

Ce que dit la loi :

Ordonnance n° 45-2138 du 19 septembre 1945 portant institution de l'ordre des experts-comptables et réglementant le titre et la profession d'expert-comptable – Article 2 – (modifié par Ordonnance n°2014-443 du 30 avril 2014 - art. 1) – SOURCE.

 

« Est expert-comptable ou réviseur comptable au sens de la présente ordonnance celui qui fait profession habituelle de réviser et d'apprécier les comptabilités des entreprises et organismes auxquels il n'est pas lié par un contrat de travail. Il est également habilité à attester la régularité et la sincérité des comptes de résultats.

 

L'expert-comptable fait aussi profession de tenir, centraliser, ouvrir, arrêter, surveiller, redresser et consolider les comptabilités des entreprises et organismes auxquels il n'est pas lié par un contrat de travail.

 

L'expert-comptable peut aussi organiser les comptabilités et analyser par les procédés de la technique comptable la situation et le fonctionnement des entreprises et organismes sous leurs différents aspects économique, juridique et financier.

 

Il fait rapport de ses constatations, conclusions et suggestions. »

 

Il peut donc parfois être difficile pour une secrétaire indépendante de savoir où sont les limites de son intervention.

 

En ce qui me concerne, je ne vais pas au-delà des tâches mentionnées ci-dessus. Il n’y aura donc pas d’intervention sur un plan comptable, ni saisie, ni imputation, ni même rapprochement bancaire.

 

En conclusion :

La secrétaire indépendante n’a pas vocation à réaliser le travail d’un expert-comptable, de la même manière que le comptable n’a pas vocation à réaliser des tâches qui incombent plutôt à une secrétaire.

 

C’est pour cela qu’il faut veiller à rester dans la légalité.

 

Pour aller plus loin sur le sujet, je vous suggère de lire cet article très complet et étayé du site Croquefeuille : « Attention à l’exercice illégal de la comptabilité ».

 

En tous les cas, en ce qui concerne la pré-comptabilité, vous pouvez tout à fait vous faire accompagner par une secrétaire indépendante qui propose des prestations d’assistance comptabilité  et qui saura jouer l’intermédiaire idéal entre vous et votre expert-comptable.

 


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