Les bonnes résolutions !
Ah ! Est-il possible aujourd’hui de parler de la nouvelle année sans parler des fameuses « bonnes résolutions » ?
Bien sûr que non.
Mais, avant de vous parler « bonnes résolutions », je veux tout d’abord vous souhaiter à toutes et à tous une merveilleuse année 2020.
Que cette dernière puisse être à la hauteur de toutes vos attentes. Car nous en avons toutes et tous des attentes, tant d’un point de vue personnel que d’un point de vue professionnel.
Mais, il ne faut pas oublier que tout ce qui nous arrive est un peu (pour ne pas dire beaucoup) le résultat des actions que nous menons.
C’est pour cela que je veux vous parler de bonnes résolutions.
Et d’ailleurs, si on examine le mot « résolutions » de plus près, on constate qu’il est composé du terme « solutions » et ça, ce n’est pas un hasard.
C’est en effet par les bonnes résolutions que vous allez prendre, par les actions que vous allez entreprendre, que vous allez commencer à trouver des solutions à ce qui pouvait être considéré comme un problème jusqu’à présent.
D’un point de vue physique, il est clair qu’après les fêtes et ses réveillons bien copieux et bien arrosés on a surtout envie de se mettre au vert, d’apprendre à manger plus sainement, voire même de se remettre au sport.
Mais, je ne suis pas coach et je laisse ce travail aux personnes (et j’en connais ;-) qui savent le faire mieux que moi, je vais plutôt vous parler bonnes résolutions niveau business.
Voici quelques conseils faciles à mettre en œuvre :
1/ Repartir sur de bonnes bases :
Cela semble évident, et pourtant, on n’y pense pas toujours.
Avec la nouvelle année, il est peut-être temps de réfléchir à certaines choses pour redémarrer dans de bonnes conditions.
Je pense par exemple à simplement repenser son espace de travail, son bureau. C'est-à-dire le ranger et le réorganiser pour optimiser notre fonctionnement au quotidien.
Après la gestion de l’espace, il est judicieux de se pencher sur la gestion de son temps de travail.
Cela peut passer par l’instauration d’une routine.
Ainsi, je vous encourage vivement à vous construire un emploi du temps sur la base d’une semaine type au sein de laquelle vous organisez vos journées selon un schéma régulier.
Cela vous évitera de procrastiner (c'est-à-dire de laisser couler le temps ou de reporter systématiquement certaines tâches) et de partir dans tous les sens (c'est-à-dire vouloir commencer une tâche avant même d’avoir fini la première).
2/ S'adapter :
La deuxième bonne résolution à prendre c’est la souplesse dans le cadre de notre travail.
Avoir une routine n’empêche pas de devoir intercaler des missions ou des évènements imprévus au sein de notre planning.
Il est nécessaire de s’adapter, de se montrer réactif.
Et justement, le fait de s’être au préalable fixé un cadre permet de s’adapter aux aléas sans que toute notre organisation n’ait à en pâtir.
3/ Contrôler :
Autre bon conseil qui est parfois plus évident à dire qu’à faire c’est d’avoir le contrôle de son entreprise et ce, à tout moment.
Et, pour avoir ce contrôle, il faut s’en donner les moyens.
J’entends par là qu’il faut posséder et entretenir régulièrement les outils qui nous permettent d’exercer ce contrôle.
Il faut veiller à créer tous les tableaux de bord nécessaires pour contrôler :
- nos échanges avec nos clients (logiciel CRM « Customer Relationship Management » ou simple tableur Excel : BDD clients)
- nos relations avec nos fournisseurs (organisation des commandes et de leur bonne réception)
- l’état de notre trésorerie (journal de banque, livre de recettes) sans parler là de comptabilité, mais de simple suivi des entrées et sorties d’argent de l’entreprise
- nos stocks (si besoin) : tableau inventaire.
4/ S'organiser :
Une fois que l’on possède tous ces outils, tous ces fichiers Excel, il est nécessaire de les organiser de manière à les retrouver facilement.
Je conseille à chacun de se créer une arborescence logique mais qui reste propre à chacun.
Ainsi, le dossier de notre entreprise pourra se décomposer en plusieurs sous-dossiers.
Dans ces sous-dossiers, on pourra retrouver notamment un dossier « Clients », un dossier « Fournisseurs », un dossier « Prospection », un dossier « Compta »…
Et, au sein de chacun de ces sous-dossiers, il pourra y avoir autant de sous-dossiers que nécessaire jusqu’à arriver aux fichiers eux-mêmes.
Par exemple : dans notre dossier « Compta », on pourra trouver le sous-dossier « Livre de recettes ». Et, au sein de ce dossier, on pourra trouver les fichiers de livres de recettes classés chronologiquement par année.
Le fait de suivre une arborescence logique nous permet, indubitablement, de gagner du temps quand on doit rechercher un élément précis.
5/ Digitaliser :
De plus, nous sommes clairement tous passés à l’ère du tout numérique.
Ainsi, qu’on le veuille ou non, on est bien obligé de prendre le pli.
En cela, je conseille vivement à chacun de scanner chaque pièce : courriers, éléments manuscrits remis, factures, devis signés, tickets de garantie et autres…
Et, comme vu plus haut, il s’agit de les placer correctement dans notre arborescence.
Par exemple, s’il s’agit d’un devis qu’un client vous a signé et remis en mains propres, je vous conseille de le scanner et de l’enregistrer dans le dossier dudit client.
6/ Pensez au PDF !
Une chose qui peut paraître peu importante, et pourtant, elle l’est.
Si vous faites vos devis ou factures sur Word ou sur Excel, je vous invite à transformer vos pièces en PDF avant de les adresser à vos prospects ou clients.
Il faut savoir qu’un document envoyé sous Word ou Excel peut facilement être modifié par son destinataire. Ce qui ne sera pas le cas si vous transformez votre pièce en fichier PDF.
7/ Pensez aux relances !
En effet, vous seriez étonnés de savoir le nombre d’entreprises qui se trouvent en difficulté simplement parce qu’elles n’ont aucune méthodologie dans la gestion de leur relance.
Je parle ici aussi bien des relances de devis restés sans réponse que des relances d’impayés.
Relances des devis restés sans réponse :
Si vous adressez un devis à un prospect ou à un client et que vous ne prenez aucune nouvelle derrière, il y a de grandes chances pour que ce dernier ait le temps de demander de nouveaux devis, voire de répondre positivement à un autre prestataire qui, lui, aura su lui « tenir les pieds chauds ».
Relances des impayés :
Pour la relance des impayés, il est important d’avoir une stratégie sur laquelle se reposer quand cela arrive car :
a) cela permet de gérer la situation sans affect : on agit alors comme si on était son propre agent de recouvrement ;
b) cela amène souvent une résolution du litige bien plus rapide que si on n’avait aucune organisation au départ.
Dans les faits, la relance des impayés doit se passer comme suit :
- une première relance téléphonique amiable (à J+8, par exemple)
- une deuxième relance, sous forme de courrier cette fois (si aucune nouvelle à la suite de notre coup de fil)
- une troisième relance (2ème relance courrier) – généralement, on ne laisse pas plus de 8-10 jours entre chaque relance
- un courrier de mise en demeure (à adresser en recommandé avec accusé de réception)
Généralement, le fait d’être cadré dans nos relances montre à notre débiteur que nous prenons la relance au sérieux et lui fera sentir les risques qu’il prend à laisser pourrir la situation.
Bien entendu, pour mener à bien ces relances, il faut connaître le formalisme de chaque courrier (notamment, les éléments indispensables à y faire figurer – en particulier lorsqu’il s’agit d’une mise en demeure).
Je passe un peu de temps sur ce point-là, mais comme c’est souvent là que le bât blesse, je pense qu’il n’est pas inutile d’y consacrer du temps.
Encore une fois, il convient de posséder un tableau de bord (simple tableau Excel) intitulé « Relances » qui permettra d’avoir un visuel sur nos démarches.
D’où l’importance d’avoir une routine. Par exemple, consacrer dans son planning une ou 2 heures par semaine au pointage des factures et aux relances qui en découleront.
8/ Pensez à déléguer !
Dans tous ces cas, vous en conviendrait, il faudra y passer du temps.
Du temps à créer ces outils, à les mettre à jour, à établir et à suivre son planning, respecter la méthodologie de ses relances, etc…
Si vous avez de nombreuses missions, que votre travail occupe déjà une grande partie de vos journées, il vous sera peut-être difficile d’octroyer du temps à cette gestion administrative.
Or, c’est au plus votre activité progressera que vos besoins en matière de gestion administrative augmenteront.
Vous ne pourrez pas faire l’impasse sur cette organisation sinon c’est toute votre entreprise qui en pâtira et si vous vous obsédez à vouloir tout accomplir tout(e) seul(e) vous aurez vite l’impression de devenir l’esclave de votre métier.
Aussi, il sera peut-être temps de penser à déléguer au moins une partie de ces tâches à quelqu’un.
C’est souvent ce que font les artisans et les agriculteurs : ils confient la gestion administrative assez souvent à leur épouse.
Mais, quand on est seul et qu’on ne peut pas envisager de recruter une secrétaire, il faut penser à une possibilité qui existe aujourd’hui « le secrétariat indépendant ».
Pour simplement quelques heures par semaine ou par mois, la secrétaire indépendante pourra – de chez elle ou de chez vous – accomplir tout ou partie de ces tâches chronophages qui vous donnent l’impression de ne pas avancer.
En conclusion :
Les bonnes résolutions ne doivent pas rester des vœux pieux.
Ce n’est que par nos actions que nous évoluons, il ne faut pas attendre de miracles. Les choses ne se feront pas toutes seules.
Et, d’être secondé par une professionnelle sur tous ces points que je viens d’aborder, ce n’est pas négligeable. Et, vous y gagnerez certainement en sérénité.
Alors, qu’attendez-vous encore pour vous faire aider ?
Écrire commentaire