· 

Comment travailler avec une secrétaire indépendante ?


Comment travailler avec une secrétaire indépendante ?

contacter une secrétaire indépendante

 

Vous savez aujourd’hui que vous avez besoin, ou que vous ne tarderez pas à avoir besoin, de déléguer une partie de vos tâches administratives à une secrétaire.

 

Mais, vous n’osez pas franchir le cap de contacter une secrétaire indépendante car vous vous posez encore beaucoup de questions sur ce que sont exactement les fonctions d’une secrétaire indépendante et sur la manière dont vous pourriez travailler avec elle.

 

Alors, je vais tenter de vous éclairer et de mettre fin à vos hésitations.

 

Les préjugés sur le métier :

Tout d’abord, il est vrai que comme tout le monde ne connait pas ou n’a pas eu à faire aux services d’une télésecrétaire, nombreux sont ceux qui donnent leur avis sur le sujet sans avoir la moindre idée de la réalité du métier.

 

Aussi, de nombreux préjugés circulent sur les secrétaires indépendantes et je vous renvoie vers l’article que j’avais écrit à ce sujet : 5 idées reçues sur le secrétariat indépendant. Je vous conseille de le lire avant de poursuivre la lecture de cet article.

 

Maintenant que je vous ai débarrassé de ces quelques idées reçues, je vous explique comment faire.

 

Le choix :

choisir sa secrétaire indépendante

Sachez tout d’abord que c’est vous qui définissez les critères qui vont vous servir de choix.

 

Ainsi, c’est à vous de voir par exemple si vous voulez travailler plutôt à distance avec la personne ou si vous souhaitez qu’elle puisse intervenir en vos propres locaux.

 

Si vous favorisez la proximité, je vous conseille de taper la requête :

« secrétaire indépendante + le nom de votre commune ou de votre département » sur Google, ou simplement de passer par les pages jaunes, pour avoir une idée de la liste des personnes qui pourront potentiellement répondre à vos critères.

 

Une fois que vous avez cette liste, vous pouvez dans un premier temps visiter le site internet de la personne pour vérifier justement si elle répond à vos différents critères :

  • Est-ce qu’elle peut se déplacer ?
  • Est-ce que les prestations proposées correspondent à mes besoins ?
  • Est-ce qu’elle a un domaine de prédilection qui est celui que je recherche ?

 

Les informations complémentaires :

Vous aurez certainement envie d’en savoir plus sur les tarifs.

 

Sachez que la grande majorité des télésecrétaires - secrétaires indépendantes proposent des devis gratuits.

 

Donc, n’hésitez-pas à la contacter par mail ou par téléphone pour que celle-ci vous donne une idée plus précise du coût que pourrait induire votre collaboration.

 

Sachant que ce coût peut varier en fonction de différents critères (mobilité, récurrence de la mission, type de mission…) il est préférable de s’entretenir avec la secrétaire indépendante plutôt que de se fier tout de go à une liste de tarifs qui ne sera qu’approximative.

 

L'' entretien :

Encore une fois, et dans la grande majorité des cas, vous ne travaillerez pas avec une secrétaire indépendante sans vous être entretenu avec elle au moins une fois.

 

Cet entretien peut-être en réel si votre proximité géographique le permet ou simplement par téléphone.

 

Il permettra de définir le tarif, comme nous venons de le voir, mais surtout les modalités de mise en place de votre collaboration, notamment s’il doit s’agir d'une collaboration sur le long-terme.

 

Il permettra de répondre à toutes vos questions et de vous rassurer à priori sur le professionnalisme de votre interlocutrice.

 

Le devis ou contrat de prestations de services :

Vous avez eu votre entretien et la secrétaire indépendante que vous avez rencontrée est celle qui répond à tous vos critères.

 

Félicitations ! Le plus difficile est derrière vous.

 

Maintenant, laissez-vous guider, vous n’avez quasiment plus rien à faire.

 

La secrétaire va vous rédiger soit un devis, soit un contrat, que vous n’aurez plus qu’à lire et à signer pour rendre votre collaboration officielle.

 

Généralement, on se contentera d’un devis pour une mission ponctuelle alors que le contrat de prestations de services interviendra pour la mise en place d’une collaboration de longue durée ou des missions récurrentes.

 

Que ce soit un devis ou un contrat, il reprendra les éléments sur lesquels vous vous serez entendu : prestations à réaliser, tarifs (à l’heure ou au forfait), modalités de facturation (facture en fin de mois ou de mission), conditions de paiement, délais de réalisation…

 

Communication :

communication secrétaire indépendante, disponibilité, réactivité

Enfin, il me semble judicieux de clore cet article sur ce mot car il est la base de votre collaboration.

 

Votre secrétaire indépendante vous tiendra toujours informé de l’avancement de son travail afin que vous soyez rassuré sur son implication dans votre collaboration.

 

Elle ne manquera pas d’échanger (mails, coups de téléphone, tableaux de bord et relevés d’heures par exemple) pour que vous constatiez la même réactivité et disponibilité que pour un secrétariat dit « classique ».

 

Cette communication est d’autant plus importante lorsque la collaboration se fait à distance.

 

En conclusion :

Je pense que vous aurez constaté au travers de ces quelques lignes la simplicité avec laquelle vous serez amené à travailler avec une secrétaire indépendante.

 

Vous n’avez aucune contrainte de votre côté, si ce n’est de faire le bon choix.

 

Les secrétaires indépendantes sont de plus en plus nombreuses, et les entreprises qui ont recours aux services de secrétaires indépendantes sont, elles aussi, de plus en plus nombreuses.

 

Si, malgré tout, vous avez encore des questions en suspens, n’hésitez-pas à me les poser.

 


Écrire commentaire

Commentaires: 0