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Relancer les impayés


Comment relancer les factures impayées ?

Après s’être intéressée à la relance des devis (voir mon article à ce sujet : "Relancer les devis restés sans réponse"), il est temps de passer à une nouvelle étape fondamentale à laquelle toute entreprise se trouve confrontée un jour ou l’autre : la relance des impayés.

 

relancer un client qui ne paye pas

En effet, je ne pense pas qu’il puisse exister un seul artisan, chef d’entreprise ou auto-entrepreneur, qui n’ait pas eu de problème avec le règlement de ses factures.

 

Relancer les impayés est généralement une tâche rébarbative et pas vraiment plaisante.

 

Seulement, si on laisse passer de nombreux impayés, la situation financière de notre entreprise risque de rapidement se dégrader.

 

Quelques conseils…

 

1/ Garder la tête froide !

rester calme et serein face aux impayés

Tout d’abord, il s’agit de voir les choses avec le plus d’objectivité et de pragmatisme possible.

 

Il ne s’agit pas de s’emporter auprès de son client en lui envoyant directement des menaces.

 

Le client risquerait de nous faire une mauvaise publicité et le règlement se ferait encore plus attendre.

 

Mais, il ne s’agit pas non plus de faire l’autruche et d’attendre le bon vouloir de son client.

 

En attendant que le client donne signe de vie, surtout lorsqu'il s'agit d'argent, le temps risque de vous paraître bien long.

2/ Ne pas se dénigrer soi-même ou dénigrer son client !

Souvent, la première des réactions est de s’imaginer des choses sur le pourquoi de cet impayé. Et, dans ces cas-là, l’imagination peut nous amener bien loin :

 

« Il ne me paye pas parce que c’est un escroc », et on tourne notre colère vers le client lui-même.

 

« Il ne me paye pas parce que j’ai dû mal faire quelque chose », et on en vient à douter de la qualité de son propre travail.

 

Seulement, ce ne sont que des suppositions qu’il va nous falloir vérifier avant de se perdre en conjectures.

 

3/ Planification et organisation !

organiser et planifier ses relances de factures impayées

Ces 2 mots « organisation » et « planification » doivent être les piliers de votre méthode dans la relance des impayés.

 

Ils vont vous permettre de réaliser cette tâche de manière automatique et sans affect, comme si vous étiez votre propre agent de recouvrement.

 

Mais, dans les faits, ça marche comment ?

 

Par planification, j’entends qu’il va falloir s’octroyer un moment précis dans la semaine durant lequel on s’occupera de cette tâche.

 

Par exemple, tous les lundis matin, de 10h à 12h, il faut passer en revue les factures dont la date de règlement est dépassée et y donner la suite adaptée.

 

Par organisation, j’entends la méthode que l’on va appliquer pour chacune de nos relances, de manière à ce que cela devienne un automatisme.

 

4/ La relance des impayés dans les faits

Maintenant que nous avons identifié les factures impayées, voici la méthode pas à pas pour relancer notre client.

 

- La relance amiable :

appeler son client

Celle-ci ne doit pas être omise, car elle suffit bien souvent à amener le règlement de la facture. En tous les cas, c’est ce que je vous souhaite !

 

Elle consiste à contacter le client directement par téléphone pour lui demander tout d’abord s’il a bien reçu notre facture.

 

En effet, comme on a pu le voir pour la relance des devis, le client n’est pas toujours de mauvaise foi, et il se peut que la facture n’ait pas été réceptionnée par son destinataire.

 

Mais, il se peut aussi que le client joue la montre et tente de gagner du temps en invoquant la non-réception de notre facture.

 

C’est pour cette raison qu’il est impératif de s’en assurer le plus rapidement possible de manière à écarter au plus tôt cet argument.

 

Cas 1 : le client était de bonne foi, et il ne tarde donc pas à effectuer le règlement. Ouf !

 

Cas 2 : manifestement, le client gagne du temps et malgré la bonne réception de notre facture le règlement n’est pas intervenu.

 

- Le 1er courrier :

Pour montrer que la relance prend une dimension « officielle », il est de bon ton d’établir une lettre de relance.

 

Celle-ci reprendra l’historique de l’envoi initial de la facture avec ses conditions jusqu’au contact téléphonique qui était intervenu pour symboliser la première étape de notre relance.

 

Il ne faudra pas oublier de mentionner :

  • La somme due, augmentée des pénalités de retard et d’une indemnité forfaitaire de recouvrement (cette dernière ne s’appliquant qu’aux clients professionnels).
  • La date à laquelle a été conclu le contrat de vente ou de prestation de services (il s’agit le plus souvent de l’accord du client par le biais du devis signé).
  • La nature des biens ou des prestations dont le paiement est réclamé.

Cette lettre n’est en aucun cas une mise en demeure ou une lettre de menace, mais un simple rappel objectif de la situation du débiteur à notre égard.

le temps c'est de l'argent

Cas 1 : le client a compris que vous preniez la relance au sérieux et il règle rapidement la facture.

 

Cas 2 : il vous contacte pour négocier le paiement avec vous car il a des difficultés financières. Proposez-lui un échelonnement ! Il vaut toujours mieux être payé en plusieurs fois que de ne pas être payé du tout ! Mais, pensez-bien à formaliser votre accord.

 

Cas 3 : il continue de jouer la montre. Il est temps de passer au cran au-dessus.

 

- Le 2ème courrier :

lettre de relance impayés

Il ne s’agit toujours pas d’une mise en demeure, mais il est nécessaire pour marquer la progression de notre relance.

 

Là où le 1er courrier ne constituait qu’un rappel objectif des faits, le 2ème courrier est une lettre d’avertissement qui signifie au client qu’en l’absence de son règlement sous huitaine, son dossier sera transmis à un tiers chargé du recouvrement (avocat…).

 

Généralement, la crainte de voir la situation prendre des tournures judiciaires suffit à amener le client à régler la facture ou, à minima, à prendre contact pour trouver une solution au litige.

 

Si ce n’est toujours pas le cas à la suite de cette deuxième relance, nous devons en venir à la mise en demeure.

 

- La lettre de mise en demeure :

Il s’agit du dernier recours avant poursuites.

 

Et donc, la dernière étape de la relance que vous réaliserez vous-même, car la suite, s’il doit y avoir une suite, sera entre les mains d’un avocat.

 

Ce courrier est important car il servira à alimenter le dossier en recouvrement de créances.

Il doit donc être formalisé :

 

poursuites pour non paiement de facture
  • Il rappelle de nouveau tout l’historique du litige de l’envoi initial de la facture à votre dernier courrier resté sans effet.
  • Il rappelle les dates (devis, exécution des travaux ou des prestations, facture, relance téléphonique, mails, courriers…) et les montants (montant restant dû).
  • Il indique la date butoir à laquelle le paiement devra intervenir sous peine de transmettre le dossier à votre avocat, huissier ou agence de recouvrement.
  • Et, on n’oublie pas de faire apparaître le terme « mise en demeure » dans notre courrier (l’idéal est de le mentionner à la fois en objet et dans le corps de la lettre).

 

Après cette dernière étape, et en cas d’absence de règlement, il vous appartiendra de vous faire aider pour entamer des poursuites à l’encontre de votre client.

 

5/ Se faire aider !

secrétaire indépendante pour la relance de vos impayés

Vous venez de le voir, la relance des impayés peut vite s’avérer un travail long et fastidieux.

 

Il faut être carré, précis et y passer du temps que vous ne consacrez donc plus à votre cœur de métier.

 

C’est ici que l’idée d’avoir recours à une secrétaire indépendante doit germer dans votre esprit.

 

En effet, nombre d’entre vous abandonnent purement et simplement de relancer, ou se contentent d’envoyer un petit mail de relance – quand on y pense !- alors que déléguer cette tâche vous ferait gagner du temps et de l’argent.

 

Du temps : la secrétaire indépendante peut consacrer par exemple 2 heures de temps chaque semaine à la relance de vos impayés. Pendant ce temps, vous êtes tranquille, vous savez que quelqu’un gère ça pour vous et vous pouvez gérer d’autres tâches qui vous tiennent plus à cœur.

 

De l’argent : comme je l’ai déjà dit à plusieurs reprises, le recours à une secrétaire indépendante est un investissement et non un coût, car :

  • Pendant que la secrétaire travaille pour vous, vous continuez à travailler pour votre propre entreprise (voir des clients, signer des devis, réaliser des travaux ou des prestations) et donc vous générez du chiffre d’affaire.
  • Dans le cas précis de la relance des impayés, l’introduction d’un tiers dans la relation prestataire-client permet souvent d’amener une résolution plus rapide au problème car l’affect ne vient pas se mêler à la situation.

Conclusion

Après tout cela, j’espère que cet article vous aura donné des pistes pour aborder la relance de vos impayés en toute sérénité.

 

Si vous avez encore des questions, Alp’ Assistant peut vous aider à y voir plus clair dans votre relation client.

 

 PS :

Article connexe : la relance des devis sans réponse !

 

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